Home / Online boekhouden

Online boekhouden

Tegenwoordig valt bijna alles online te regelen wat vele voordelen met zich mee brengt. Online boekhouden is een van deze zaken die vele voordelen voor ondernemers binnen het MKB of voor ZZP’ers met zich mee brengt. Maar stel je hebt je administratie altijd op papier bij gehouden, hoe maak je de overstap naar een online boekhouding? Op deze pagina geven wij jou informatie waar op je moet letten bij het beginnen met een online boekhouding.

Hoe werkt het online boekhouden?

Tegenwoordig worden de meeste zaken binnen het bedrijf online geregeld. Het boekhouden is een van de zaken die online online boekhoudengemakkelijk geregeld kunnen worden. In plaats van alles uit te printen en in een map te bewaren, kun je nu alles uploaden naar een programma. Het programma maakt automatisch de berekeningen voor de BTW aangiftes en de jaarcijfers. Het enige wat jij hoeft te doen is:

  • Zorgen dat alle facturen bij het programma terecht komen
  • Een controle uitvoeren

Het grote voordeel bij een online boekhouding is, is dat er enorm veel geautomatiseerd kan worden. Zo kan jij je bezig houden met ondernemen en wordt de boekhouding een bijzaak.

Welke boekhoudprogramma’s zijn geschikt?

Inmiddels zijn er tientallen online boekhoudprogramma’s beschikbaar, maar welke is het meest geschikt? Dit is helaas niet eenduidig te zeggen. Er moet gekeken worden naar de onderneming en de functionaliteiten van de boekhoudsoftware. Per situatie is er dus een verschillende uitkomst mogelijk. Vind je het lastig om een keuze te maken? Probeer dan altijd eerst gratis 30 dagen het programma uit. Ook kun je contact nemen met ons op voor advies op maat!

Voordelen online boekhouden

De tijd van stapels papier uitzoeken, sorteren en in een map bewaren lijkt voorgoed voorbij. Dankzij online boekhoudprogramma’s heb je altijd en overal toegang tot je boekhouding. Dit wordt ook wel boekhouden in de cloud genoemd. Voor sommige ondernemers is het nog al een omschakeling om op deze manier te gaan werken. Andere ondernemers zijn enorm blij met deze oplossing. Wat jouw situatie ook is, online boekhouding brengt enorm veel voordelen met zich mee. We zullen de voordelen van het cloud-boekhouden voor jou opnoemen.

Eenvoudig delen van informatie

Een groot voordeel is dat de financiële informatie van je bedrijf gemakkelijk gedeeld kan worden. Met een papieren administratie kon de informatie maar op een locatie ingezien worden. Doordat bij online boekhouding alles op het Internet te zien is kun je binnen je bedrijf de juiste mensen toegang tot de boekhouding geven. Ook kan je boekhouder of accountant gekoppeld worden aan het systeem. Hierdoor kan hij eenvoudig controles uitvoeren en advies geven waar nodig is. Het printen van informatie is niet meer nodig.

Koppelingen maken met bestaande systemen

Bij het online boekhouding kunnen er allerlei handelingen overgeslagen worden door automatisering. Zo kunnen er bijvoorbeeld koppelingen tussen de bank en een boekhoudsysteem gemaakt worden. Hierdoor is direct te zien welke facturen nog open staan en welke betaald zijn. Maar ook koppelingen met webwinkel systemen, salaris adminsitraties en andere bedrijfsprocessen zijn eenvoudig te realiseren. Hierdoor wordt alles automatisch ingeladen in de administratie.

Facturatie vereenvoudigen

Binnen de boekhoudprogramma’s is de facturatie enorm vereenvoudigd. Maak gemakkelijk facturen aan en verstuur ze direct per email naar de klant. Heb je terugkerende facturen? Dan kun je dit instellen zodat je er niet meer naar hoeft om te kijken. Dankzij de koppeling met de bank wordt er ook nog eens automatisch geregistreerd welke facturen betaald zijn. Is een factuur te laat betaald? Verstuur dan gemakkelijk een betalingsherinnering.

Op meerdere apparaten te gebruiken

Of je nou gebruik maakt van een windows computer, een tablet of een MAC het is geen probleem. Er zijn geen zware systeemeisen voor de software nodig. Alles staat in de cloud waardoor je ook geen gebruik maakt van je eigen geheugen. Ook op je smartphone is het vaak mogelijk om met een special app de boekhouding in te zien en bij te werken.

Relatief goedkoop in gebruik

Maandelijks wordt er een bepaald bedrag van je gevraagd in de vorm van abonnement kosten. Afhankelijk van hoeveel functionaliteiten je binnen het syteem wilt, maar vaak komt het neer op enkele tientjes. Wat ook een bijkomend voordeel is, is dat er geen grote aanschafwaarde is. Je betaald zelfs de eerste maand vaak helemaal niets bij de bedrijven die 30 dagen gratis proef aanbieden.

Altijd een back-up

Dagelijks (handmatig) backups maken is niet meer nodig. Alle gegevens staan in databases op de server. Een goede (server)hosting provider heeft zijn servers dubbel uitgevoerd en maakt dagelijks backups. De backups worden daarnaast veilig opgeslagen, zodat je boekhouding ook bij calamiteiten beschikbaar blijft. Meestal staan de servers in een speciaal ingericht datacentrum. Uiteraard is het slim ook zelf af en toe een backup te maken, wanneer je boekhoudsoftware dit mogelijk maakt.

Veiligheid en privacy

Het boekhoudsysteem staat in de cloud en wordt enorm goed beveiligd. Alleen de mensen die jij toegang geeft tot de boekhouding kunnen het in zien. Vaak heeft de software aanbieder een bedrijf in dienst die verantwoordelijk is voor de beveiliging. Deze wordt constant op de proef genomen en aangepast waar nodig is. Op deze manier ben jij er zeker van dat de gegevens niet op straat komen te liggen.

Altijd de nieuwste updates

Doordat het softwarepakket online wordt bijgehouden, kunnen verbeteringen direct worden doorgevoerd. Op de websites van de softwares aanbieders zoals MoneyMonk of e-boekhouding zie je dat er regelmatig verbeteringen worden gemaakt. Voor deze verbeteringen hoef jij niks te regelen. Het systeem staat online, dus zodra de aanbieder een update maakt is het direct zichtbaar.

Efficiënte samenwerking dankzij online boekhoudsofrware

De samenwerking tussen jou en je financieel adviseur, boekhouder of accounter zou stukken efficiënter gaan. Je kunt je gegevens namelijk delen met een van bovenstaande. Het zou enorm veel tijd schelen doordat hij altijd met je mee kan kijken vanaf de eigen locatie. Achter de schermen kunnen er controles uitgevoerd worden waardoor je zeker bent dat de boekhouding goed verloopt.

Veel gestelde vragen